कार्यालयी पत्र एवं प्रारूप
Subject: General Hindi (सामान्य हिन्दी)
शासकीय, अर्धशासकीय पत्र, परिपत्र, निविदा, अधिसूचना और ज्ञापन के प्रारूप व नियम।
Sample Practice Questions
Question 1: जब कोई शासकीय पत्र एक साथ अनेक अधीनस्थ विभागों, अधिकारियों या कार्यालयों को समान सूचना अथवा निर्देश देने हेतु भेजा जाता है, तो उसे क्या कहा जाता है?
- परिपत्र या गश्ती पत्र (Circular)
- अर्द्ध-शासकीय पत्र (Demi-Official Letter)
- परिप्रेक्ष्य पत्र
- कार्यालय टिप्पणी (Note Sheet)
- अनुत्तरित प्रश्न / Question unattempted
Explanation: जब एक ही शासकीय पत्र एक साथ कई संबद्ध कार्यालयों या शाखाओं को निर्देश देने हेतु प्रेषित किया जाता है, तो उसे 'परिपत्र' (Circular) या गश्ती पत्र कहते हैं।
Question 2: किसी पूर्व प्रेषित पत्र का उत्तर न मिलने पर पुनः ध्यान आकर्षित करने हेतु भेजा जाने वाला पत्र कहलाता है:
- अनुस्मारक (तगादा / Reminder)
- परिपत्र (Circular)
- कार्यालय आदेश
- अधिसूचना
- अनुत्तरित प्रश्न / Question unattempted
Explanation: जब किसी कार्यालयी पत्र का समय पर उत्तर प्राप्त नहीं होता, तो उसकी याद दिलाने हेतु जो पत्र भेजा जाता है उसे 'अनुस्मारक' या 'स्मरण पत्र' (Reminder) कहते हैं।
Question 3: शासकीय कार्यालयों में किसी नियम, आदेश या निर्णय को सर्वसाधारण अथवा संबंधित व्यक्तियों तक पहुंचाने के लिए राजपत्र (Gazette) में प्रकाशित की जाने वाली सूचना को क्या कहते हैं?
- अधिसूचना (Notification)
- परिपत्र (Circular)
- ज्ञापन (Memorandum)
- अनुस्मारक (Reminder)
- अनुत्तरित प्रश्न / Question unattempted
Explanation: सरकारी नियमों, अधिनियमों, उच्च नियुक्तियों एवं स्थानांतरण आदेशों को जब राज्य अथवा केंद्र सरकार के आधिकारिक राजपत्र (Gazette) में प्रकाशित किया जाता है, तो उसे 'अधिसूचना' (Notification) कहते हैं।
Question 4: अर्द्ध-शासकीय पत्र (Demi-Official Letter / D.O. Letter) कब लिखा जाता है?
- जब दो समान स्तर के अधिकारी किसी तात्कालिक या गोपनीय कार्य हेतु व्यक्तिगत ध्यान आकर्षित करते हैं
- जब किसी कर्मचारी को निलंबित किया जाता है
- जब बजट का वार्षिक ब्यौरा पेश किया जाता है
- जब अखबार में विज्ञापन देना हो
- अनुत्तरित प्रश्न / Question unattempted
Explanation: डी.ओ. लेटर (अर्द्ध-शासकीय पत्र) व्यक्तिगत एवं आत्मीय शैली में 'प्रिय श्री...' संबोधन से समान स्तर के वरिष्ठ अधिकारियों द्वारा किसी विशेष मामले को त्वरित गति देने के लिए लिखा जाता है।
Question 5: शासकीय पत्र के सबसे ऊपर बाईं या दाईं ओर सामान्यतः क्या लिखा जाता है?
- कार्यालय का नाम, पता एवं पत्रांक (Letter Dispatch Number)
- हस्ताक्षर
- विषय
- संबोधन
- अनुत्तरित प्रश्न / Question unattempted
Explanation: सरकारी पत्र के शीर्ष पर जारीकर्ता कार्यालय का नाम, पता, पत्रांक (File Dispatch No.) एवं दिनांक अंकित किया जाता है।